RECURSOS DATATORIA
Cómo preparar la información para una auditoría financiera
Organiza la información financiera y sus respaldos para que el equipo pueda responder solicitudes con claridad y trazabilidad.
Por Datatoria · Publicado el 4 de octubre de 2026
Aclara el encargo y el período
Confirma con el auditor qué entidad, período e información serán revisados y qué fechas necesita cumplir la empresa. Solicita una relación inicial de documentos y acuerda cómo se comunicarán las consultas.
El período auditado y las características del encargo determinan los requerimientos concretos. Esta guía propone una organización interna de la información; la lista definitiva debe acordarse con el profesional responsable.
Prepara una base financiera consistente
Trabaja con una versión identificada de los estados financieros, el balance de comprobación y los registros que los sustentan. Anota fecha de extracción, período, sistema de origen y responsable. Cuando se realice un ajuste, conserva la explicación y la relación con la versión anterior.
- Efectivo y bancos: estados de cuenta, conciliaciones y explicación de partidas pendientes.
- Cuentas por cobrar y pagar: detalle por contraparte, antigüedad y documentos de respaldo.
- Existencias y activos: registros, movimientos y evidencia disponible de su verificación.
- Ingresos y gastos: contratos, comprobantes y criterios utilizados para su registro.
- Obligaciones y compromisos: contratos, cronogramas e información que pueda afectar la lectura de los estados financieros.
Organiza los documentos con trazabilidad
Utiliza una estructura por período y rubro. Cada documento debe poder relacionarse con el registro o saldo que respalda. Evita archivos sin fecha, versiones contradictorias y carpetas que solo una persona sabe interpretar.
Un control sencillo de solicitudes puede contener: documento requerido, período, responsable, fecha comprometida, enlace al respaldo, estado y observaciones. Marca las diferencias detectadas y asigna quién debe investigarlas.
Coordina a Finanzas y a las otras áreas
Algunas consultas pueden requerir información de Comercial, Operaciones, Recursos Humanos o Tecnología. Designa una persona que coordine las respuestas y asegure que los documentos entregados correspondan al mismo período.
Comparte información mediante accesos autorizados y limitados al encargo. No envíes contraseñas personales ni mezcles documentos de otras empresas. Conserva el registro de lo entregado y de las aclaraciones posteriores.
Preguntas frecuentes
¿Qué hacemos si hay una diferencia en una conciliación?
Registra la diferencia, su antigüedad y la información disponible. Asigna un responsable para investigarla y documenta cualquier corrección; no ocultes el pendiente ni modifiques respaldos para forzar una coincidencia.
¿Tener todos los documentos garantiza una opinión favorable?
No. La organización facilita el trabajo, pero las conclusiones corresponden al auditor según la evidencia y los requerimientos del encargo.
¿El manual más reciente significa que todas sus normas ya son aplicables?
No necesariamente. Cada norma puede tener una fecha de vigencia distinta. El auditor debe confirmar la versión aplicable al período y al encargo.